Styrelsearbete och informationsmaterial

För att förvalta det förtroende styrelsen fått är det viktigt att ni har en bra dialog med medlemmarna och ett aktivt föreningsarbete. Er uppgift är att identifiera och prioritera vilka frågor som föreningen ska driva på arbetsplatsen.

Här hittar du mer information om: 

• Att beställa medlemslistor
• Hur du ansöker om ersättning vid utlägg och resor

Du vet väl att du kan gå en styrelseutbildning i vår utbildningsportal? 
Klicka här för att se våra utbildningar!

Tips för ett effektivt styrelsearbete

Att kommunicera med medlemmar i föreningen är betydelsefullt för att lyckas med ert uppdrag. Ni behöver lyssna in och förstå vad medlemmarna tycker och tänker. Du är vald att representera alla och kanske inte bara din enhet, så det gäller att ibland höja blicken.

För att ha ett effektivt styrelsearbete, tänk på att:

• Planera i god tid hur ofta och när ni ska ha era styrelsemöten så att så många som möjligt kan delta och förbereda sig. Försök ha en fast tid och plats för att underlätta det ordinarie arbetet.
• Skicka ut dagordning med underlag för de olika diskussionspunkterna utifrån det som är aktuellt för tillfället. Ange hur lång tid varje punkt får ta för att underlätta mötet.
• Dokumentera styrelsens arbete med minnesanteckningar. Var tydlig med fattade beslut och ansvarsfördelning, samt när beslutet ska följas upp.
• Planera långsiktigt genom att ha en verksamhetsplan för vad styrelsen ska arbeta med och prioriteras under året. Det underlättar förberedelse för återkommande frågor så som lönerevision, samverkansmöten samt års- och medlemsmöten. Skicka inbjudningar till kommande medlems- och årsmöten i god tid. 
• Använd er av olika arbetsgrupper för mer långtgående projekt, som till exempel att se över och ge förslag på förändringar i lokala avtal.
• Ha rutiner för att informera om beslut och kommunicera med medlemmar. Det är viktigt att berätta om vad ni gör och vad ni åstadkommit. Detta kan ni göra via ert intranät, nyhetsbrev eller medlemsmöten.

Kommunicera med era medlemmar

Ta reda på vilka medlemmar som tillhör er förening på arbetsplatsen för att kunna upprätthålla och ta tillvara allas intressen. Uppmana gärna medlemmar att prata med er om de har några frågor eller funderingar. Förmedla det föreningen gör till era medlemmar på medlemsmöten och andra i andra kanaler, som intranät och nyhetsbrev, för att få aktiva medlemmar. 

Kom ihåg att kommunicera löpande, även när det inte är så mycket på gång för att minska risken för spekulationer vid till exempel löneförhandlingar eller omorganisation. Vid individärenden är det viktigt att uppdateras medlemmen kontinuerligt.

Här beställer du en medlemslista

Lokal webbplats

För att nå era föreningsmedlemmar med information om styrelsearbetet och aktiviteter så kan föreningen behöva en webbplats. OM ni inte redan har en kan ni ansöka om att bilda en via Saco. 

Läs mer och ansök om lokal webbplats på Saco.se

Årsmötet

Syftet med årsmöte är att ge sittande styrelse ansvarsfrihet, att välja en ny styrelse och att kommunicera med medlemmarna. Då kan medlemmar vara med och diskutera och besluta om vad föreningen ska satsa på det kommande året.

Genom att planera årsmötet väl kan ni lägga tid på frågor som engagerar medlemmarna och öka engagemanget i föreningen. En tumregel kan vara att ha lika del av tid avsatt för: 

• Formalia såsom val av styrelse och revision.
• Utveckling av verksamheten med diskussioner om vad tycker medlemmarna tycker i en specifik fråga eller bjuda in en inspirerande talare. 
• Att ha trevligt och lära känna varandra, till exempelvis arrangera ett mingel eller medlemsaktivitet i anslutning till mötet.

Börja med att planera tid och plats för årsmötet, och stäm av det med valberedningen. Tänk på att inte lägga det i anslutning med semesterperioder och det brukar vara lättast lägga mötet i samband med lunchen så att så många som möjligt kan vara med.

Skicka ut kallelsen (inbjudan), årsmöteshandlingar och valberedningens förslag i tid. Det finns en tidsfrist när kallelsen och handlingar ska gå ut, ofta senast 14 dagar innan mötet. Det finns olika mallar att använda sig av för de olika sektorerna, se längst ned på denna sida. Bjud in till dialog genom att välja en rubrik som visar att ni är intresserade av vad de tycker i en särskild fråga. 

Årsmötets handlingar

Årsmöteshandlingar ska innehålla en dagordning för att medlemmarna ska veta vad de ska ta ställning till under årsmötet. Även styrelsens verksamhetsberättelse ska finnas som beskriver föreningens verksamhet under det gångna året, valberedningens förslag till ny styrelse, samt redovisning om föreningen har en kassa:

• Resultaträkningen visar vilka inkomster och utgifter klubben haft under året.
• Balansräkningen visar klubbens tillgångar och skulder. Revisorerna granskar klubbens verksamhet och ekonomi. Senast den 31 januari ska de ha tillgång till bokslut och protokoll från föregående år.
• I revisionsberättelsen tillstyrker eller avstyrker revisorerna ansvarsfrihet för styrelsen.

Under årsmötet

Om du vill bjuda på något i anslutning till mötet tillhandahåller vissa arbetsgivare ett bidrag till den lokala fackliga verksamheten. Du kan även ansöka om ekonomiskt bidrag från Naturvetarna. 

Kom ihåg att lyfta positiva exempel på vad föreningen gjort under året. Ge konkreta exempel på vad föreningen bidragit till och berätta hur ni arbetat i styrelsen. Detta är ett bra tillfälle att marknadsföra det fackliga arbetet och locka nya till föreningen.

Under årsmötet väljs en sekreterare som skriver protokollet som justeras av justerare och mötesordförande. 

Efter årsmötet

När årsmötet är avslutat är det viktigt att tänka på att anmäla nya förtroendevalda till Naturvetarna så att de direkt får ta del av viktig information och intressanta utbildningar. Kom också ihåg att anmäla nya förtroendevalda till arbetsgivaren för att de ska omfattas av förtroendemannalagen.

Presentera den nya styrelsen och andra förtroendevalda för medlemmar och övriga kollegor på arbetsplatsen så att de får ansikten på er som representerar dem. Planera introduktion och facklig utbildning för de nyvalda. Genomför också ett konstituerande möte och fördela arbetsuppgifter och uppdrag i styrelsen.

Det finns mallar för kallelse och dagordning till årsmöten och styrelsemöten med mera, samt handböcker längre ner på sidan under Informationsmaterial. 

Rekrytera medlemmar

För att ha en aktiv och synlig lokalförening är det viktigt att ni hälsar nya medarbetare välkomna och berättar om förbundet och er lokalförenings arbete. Läs mer om rekrytering här. 

Informationsmaterial

På flikarna nedan hittar du mallar och informationsmaterial som kan vara användbart i styrelsens arbete.