Personuppgifter och dataskydd

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig, genom det avtal som vi har när du blev medlem hos oss. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för varje ändamål och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna och arbetar ständigt mot att gallra bort onödiga personuppgifter.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller marknadsföring, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar och kollektivavtal eller om det finns ett tungt vägande allmänintresse. Dessutom kan vi använda de uppgifter som du tillsänder oss för statistik som behövs för att tillvarata dina intressen på kort eller lång sikt.

När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta. Därutöver finns det uppgifter på vår webb och hur du kan motsätta dig vår hantering, ifrågasätta vår intresseavvägning, ändra felaktiga uppgifter, föra över uppgifter eller om du önskar vara anonym i något avseende.

Vid medlemskapet vidgår du att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med vad som beskrivs här.

Det finns således ett avtal till behandling av personuppgifter som du har ingått genom att vid medlemskapet acceptera denna policy. Om ditt medlemskap var beviljat före dag då dataskyddsförordningen trädde i kraft (2018-05-25) anges det i dataskyddsförordningen (skäl 171) att det inte är nödvändigt med nytt samtycke. Men vi vill trots detta göra dig påmind om dina rättigheter.

Saknas utrymme i medlemskapet – genom avtal - att hantera personuppgifter, till exempel rörande frågor om medlemserbjudanden, inhämtar vi ditt samtycke innan vi börjar behandla dina personuppgifter. När det gäller akademikerförsäkring utgör prövotiden en del i avtalet och därefter ska ditt samtycke inhämtas.

Du har när som helst rätt att återkalla ett samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke eventuellt kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.

Naturvetarna kan också ha lagkrav eller krav enligt kollektivavtal för att hantera vissa personuppgifter och dessa kräver inget samtycke från dig.

Om det står klart att vårt intresse väger tyngre, vid exempelvis statistisk bearbetning, krävs inte samtycke. Vi är måna om att hålla statistikuppgifter till ett minimum och avidentifiera uppgifterna när det är möjligt.

Vårt uppdrag är facklig verksamhet och uppgifterna kan anses vara av känslig art.
Nedan följer exempel på personuppgifter som vi behandlar i vårt ärendehanteringssystem som kallas CRM:

• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Personnummer
• Kön
• Titel
• Arbetsgivare
• Befattning
• Utbildning
• Aktiviteter vid kontakt med rådgivning inom Naturvetarna
• Uppgifter som du registrerade självmant och frivilligt uppger
• Medlemsnummer
• Skyddad adress (endast: ja/nej)
• Professionsföreningstillhörighet
• Avgift och tillhörande avgiftskategori
• Medlemstid
• Det fackliga ärendet som du anförtrott oss att hantera

Vi får också tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:

• Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt.
• Uppgifter som registreras när du besöker vår webbsida, genom cookies eller av dig lämnade uppgifter. Webbsidan står dock under ett så kallat utgivningsbevis och omfattas inte av dataskyddsförordningens reglering.
• Uppgifter som vi får från offentliga register eller från myndigheter, företag eller organisationer när vi biträder dig i arbetsrättsliga sammanhang.
• Uppgifter som vi får när du kontaktar en av våra medarbetare eller förtroendevalda i ett fackligt ärende.
• Uppgifter som vi får när du anmäler dig till våra kurser eller seminarier.
• Uppgifter du lämnar i receptionen vid besök hos Naturvetarna.
• Uppgifter du lämnar när du anmäler dig till nyhetsbrev eller andra utskick.
• Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
• Uppgifter som vi får när du i övrigt kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss.
• Uppgifter som vi får när du nyttjar medlemsförmåner, som t ex försäkringserbjudande, inkomstförsäkring eller andra nyttigheter.
• Uppgifter som vi erhåller från en professionsförening, om du är medlem i sådan.

När du skickar e-post till oss lägger vi antingen in ditt meddelande i ett ärendehanteringssystem om uppgifterna krävs för att fullgöra uppdraget och ursprungligt meddelande i Outlook tas bort. I annat fall raderas ditt e-postmeddelande och övrig konversation efter det att handläggare hanterat frågorna.

Om du loggar i på vår hemsida kan du ändra uppgifter som kan senare kan komma att överföras till CRM ovan.

När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att kontakta dig via det sätt du kontaktar oss för att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, den rättsliga grunden, om uppgifterna kommer att föras vidare, vilka rättigheter du har enligt Dataskyddsförordningen och hur du kan ta tillvara dessa.

Om du visar intresse för medlemskap via vår förenklade SMS-tjänst hanteras uppgiften kring din intresseanmälan av vårt särskilda personuppgiftsombud. Denne raderar uppgiften i sin databas efter det du erhållit länken till vår webb. Din inlämnade intresseanmälan kan finnas lagrad i vår egen databas fram till dess du, enligt våra rutiner, kontaktats av oss och ändå avstår från medlemskap.

Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter eller dina rättigheter.

Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer, till exempel förtroendevalda, inom Naturvetarna som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

I fråga om känsliga personuppgifter har vi inrättat särskilda behörighetskontroller, vilket innebär ett högre skydd för dina personuppgifter.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet. Kommunikation över internet sker i krypterad form.

Vi har flera policyer för datasäkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert. Vi har också tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med IT-support, serverägare och andra för att begränsa risken för felaktig överföring av uppgifter. Uppgifter till dessa biträden får enligt avtalet inte utan vårt medgivande föras vidare.

Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part utanför vårt uppdrag om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser. I de fall vi lämnar ut personuppgifter upprättar vi särskilda avtal eller säkerställer på annat sätt att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt. Det kan också handla om att andra förbund eller utbildningsanordnare får listor från oss vilka som ska delta på en kurs. Det kan också vara tryckerier som får personuppgifter för att kunna skicka ut trycksaker, t ex tidskrifter, som du önskar få ta del av.

Naturvetarna såsom förbund är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att förbundet som sådant är ansvarig för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Naturvetarna ingår i Saco-federationen och det är en självklarhet att dina rättigheter tillvaratas genom ett samarbete mellan Saco och Naturvetarna. Medlemskap i Naturvetarna innebär också att du accepterar personuppgiftsbehandling inom Saco och vid de råd eller föreningar som verkar lokalt inom Sacoförbundens gemensamma verksamhet.

Naturvetarna ingår avtal med Saco rörande ansvar för personuppgiftsbehandlingar.

Professionsföreningar är själva ansvariga för sin personuppgiftshantering men transaktionen mellan föreningarna och förbundet regleras - för att uppnå nödvändigt uppgiftsskydd - genom stadgar, formaliserade uppgiftshanteringar, avtal och andra begränsningsåtgärder.

Ett dataskyddsombud är den person hos Naturvetarna som är kontaktperson i dataskyddsfrågor.

Vid Naturvetarna är en sakkunnig ombudsman dataskyddsombud och har till uppgift att säkerställa att Naturvetarnas personuppgiftshantering följer dataskyddsförordningen och till denna kopplade regler. Hen svarar på dina frågor om dataskydd och går att nå via dataskyddsombud@naturvetarna.se eller per tel. 08- 466 24 35.

Om du önskar åtgärd av Naturvetarna rörande dina personuppgifter kan du begära en åtgärd via detta formulär.

Mobilt BankID utgör det primära inloggningssystemet för säker identifiering.

Vi kommer därefter att svara skyndsamt och genom postförsändelse meddela vår åtgärd med anledning av din framställan till Naturvetarna.

Detta gör du till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. 

Naturvetarna strävar mot att ta bort onödiga personuppgifter så snart det går. Ibland så krävs ändå att uppgifterna på grund av administrativa skäl eller lagkrav sparas en längre tid.

• Om det finns ett kundförhållande sparas uppgifterna i tre år.
• Om uppgifterna bygger på affärsmässiga transaktioner sparas uppgifterna under verksamhetsåret samt sju år därefter. Detta enligt bokföringslagen.
• Utträde med reglerade transaktioner eller individärenden sparas i tio år
• Utträde med oreglerade transaktioner utan individärenden sparas i tre år
• Utträde genom uteslutning sparas utan tidsgräns.
• Registerutdrag raderas senast efter tre månader.
• Tips om nya medlemmar raderas senast efter tre månader.
• Avlidna individers ärende sparas i ett år för att eventuellt kunna tillgodose dödsboutredares skyldigheter.
• I övriga fall där krav kan komma att resas mot Naturvetarna sparas uppgifterna i tio år.

En lista över de register vi håller, bearbetningen och informationsvägarna av personuppgifter, finns och kan lämnas ut på uppmaning av tillsynsmyndigheten.