Konflikter som hanteras leder framåt

Att till varje pris undvika konflikter är en vanlig inställning hos både chefer och medarbetare. Men det är ingen bra strategi, enligt Tamara Mascovic, författare och medgrundare till Medlingscentrum.

– Konflikter har oförtjänt dåligt rykte. De uppstår när vi är engagerade och är en del av att jobba tillsammans. Motsatsen skulle vara förödande för både kreativitet och resultat, säger hon övertygande.

Därmed inte sagt att man som chef ska uppmuntra till konflikter, men de kommer att uppstå vare sig man vill eller inte.

– Det handlar om att bygga tillit och trygghet i teamet. Då blir inte oenighet och konflikter så skrämmande. Men det gäller att de inte eskalerar och går från att vara en sakfråga till att handla om person.

Chefens ansvar att konflikten hanteras

Så vi ska inte vara rädda för konflikter?

– Nej, de har ofta sin upprinnelse i frustration i mötet med andra. Men när de leder till en kränkning eller mobbning så blir konflikten destruktiv och påverkar arbetsmiljön. Och där vill man inte hamna.

Vilket ansvar har chefen?

– En ledare har en modererande roll där konflikten måste tas om hand. Vid en konflikt mellan två kollegor är det bättre om chefen börjar med att lyssna in båda parter i separata samtal, i stället för att ha möte med båda samtidigt. Det ger ofta en bra bild för att komma framåt.

Hon varnar för att gå in för tidigt i en konflikt.

– Undvik att sätta på dig fixarmössan och försöka ställa allt till rätta. Bygg hellre en kultur där medarbetarna uppmuntras och coachas till att själva reda ut problemen. Men det får inte heller gå för långt innan man ingriper som chef.

Trafikljusmöten löser upp

Tamara Mascovic förklarar att något i organisationen kanske måste förtydligas. Ett korrigerande samtal med båda parter samtidigt kan också behövas. Om inte det hjälper kan det vara läge att koppla in Företagshälsan och ta fram en handlingsplan.

– Om såren är så djupa att man inte kan nå försoning kan enda lösningen vara att gå skilda vägar, vilket kan vara ett sätt att hantera en konflikt.

Chefens roll är lika mycket att förebygga destruktiva konflikter genom att på ett tidigt stadium fånga upp signaler, vilket det finns metoder för.

– Ett tips är att ha så kallade trafikljusmöten några gånger per år, där chefen samlar medarbetarna och låter alla komma till tals om vad som fungerar och inte fungerar. Det ger en signal om vad som pågår bland medarbetarna. Saker som man trodde var tydliga kanske inte alls är det och kan bli en källa till irritation och i förlängningen en surdeg om inget görs.

Tydliga rutiner för att fånga upp konflikter

Hennes poäng är att det ska finnas tydliga rutiner på arbetsplatsen för hur konflikter fångas upp och tas om hand.

– Det stödet måste finnas för chefen. Likaväl som det finns rutiner och policys för annat borde det finnas för konflikter. Chefer får inte vara utlämnade till sig själva när konflikter ska hanteras, utan sök stöd hos hr, chefskollegor eller någon utanför organisationen.

Det kan bli en dyr historia om konflikter inte tas om hand. Om de tillåts att eskalera leder det inte sällan till att någon måste lämna organisationen.

– Vid sidan av kostnader för utköp och rekrytering ska en ny person skolas in och bli varm i kläderna. Det sänder också dåliga signaler, både inom och utanför organisationen.

Passiva chefer är farligt

Lite oväntat visar forskning att passiva chefer är farligare för en organisation än destruktiva chefer som använder sig av härskarteknik.

– Passivitet och undvikande gör att konflikter blir värre och att risken för mobbning ökar. Gruppen faller sönder och tappar riktning, samtidigt som ohälsan ökar.

Ska man känna skam om man hamnar i en konflikt som slutar med skilsmässa?

– Nej, det är inget att skämmas för? Ofta handlar det om brister i organisationen med otydliga gränsdragningar och roller. Det finns heller inga rutiner för att fånga upp och hantera konflikter. Reflektera gärna över ditt ledarskap och om din arbetsplats är hållbar.

Så det är ingen bra idé att ha nolltolerans för konflikter på en arbetsplats?

– Nej då är man ute på farligt vatten. Vi är människor som tänker och tycker olika, och är engagerade. Att hålla tillbaka det ger syrefattiga miljöer som lätt fastnar och inte är innovativa, säger Tamara Mascovic.

Så funkar trafikljusmötet

1. Formulera frågan: vad i arbetsmiljön fungerar mindre bra och vad fungerar bra. Det skulle till exempel kunna gälla distansarbete eller samarbetet med andra avdelningar.
2. Gör en tydlig inledning med mål och syfte. Ha en positiv anda med fokus på förbättringar. Börja gärna att berätta vad som har hänt sedan sist, där man till exempel har gått från rött till gult ljus. Det kan vara en poäng att dela upp gruppen, så att alla kommer till tals.
3. Ge gruppen drygt fem minuter till att formulera signalerna. Arbeta med de frågor som är viktigast nu.
4. Redovisning och hantering av signaler. Om flera har en röd signal i samma fråga kan man jobba vidare med den. Prata i helgrupp om åtgärder för att hitta lösningar på den röda signalen. Om problemet kvarstår handlar det att hitta en acceptans för det.